SBR bundelt de krachten met verschillende organisaties bij de overheid en uit het bedrijfsleven. Zo ook de organisaties die de aanlevering van SBR-rapportages beheren, rapportages ontvangen, verwerken, opslaan en/of analyseren. Een zogeheten uitvragende partij. Bijna elke uitvragende partij heeft een eigen taxonomie, een ‘woordenboek’ met definities van gegevens die nodig zijn voor het samenstellen van wettelijk verplichte rapportages.
De Nederlandse Taxonomie (NT) is het gemeenschappelijk gegevenswoordenboek van SBR. In deze taxonomie zijn gegevens, hun definitie en hun onderlinge samenhang gedefinieerd, inclusief de eisen die daarop van toepassing zijn.
Kan toevoegen extensie sneller?
Waar uitvragende partijen als DUO echter tegenaan lopen is dat het toevoegen van nieuwe gegevensdefinities aan de Nederlandse Taxonomie tijdrovend is. Het opstellen van zo’n extensie vergt veel tijd.
Met een nieuwe methode, de Taxonomy Pressure Cooker, onderzoeken we door middel van een experiment of het toevoegen van een extensie op/in de taxonomie eenvoudiger en sneller kan.
In de huidige werkwijze bepaalt eerst de uitvragende partij welke gegevens uitgevraagd dienen te worden. Vervolgens wordt een alfaversie van de taxonomie opgesteld. De technische taxonomie experts worden daarmee vaak pas na het vormgeven van de uitvraag betrokken. Dit gehele proces duurt vaak maanden. Maar hoe zou het werken als we direct een alfaversie opstellen? Kunnen we zo tijd besparen? Met de Taxonomie Pressure Cooker denken we het proces te kunnen versnellen. We hebben dit al eens eerder beproefd in samenwerking met het Ministerie van Financiën.
Wat is de Taxonomy Pressure Cooker?
De Taxonomy Pressure Cooker in 3 stappen:
- Een taxonomie-expert stelt een alfaversie van de taxonomie op. Hij/zij doet dit aan de hand van wet- en regelgeving (of andere kaderstellende documentatie) en zijn/haar eigen ervaring met taxonomie-ontwikkeling.
- Een facilitator bereidt een sessie voor met zowel de taxonomie-experts als de inhoudsdeskundigen van de uitvragende partij.
- Een facilitator neemt de deelnemers mee in de totstandkoming van de taxonomie en de alfaversie wordt doorlopen. De alfaversie wordt direct gereviewd. Onduidelijkheden in definities worden besproken en waar mogelijk meteen opgelost.
De Taxonomy Pressure Cooker toegepast bij DUO
De klantcasus voor de pilot: DUO
In de huidige situatie wordt de jaarrekening van een school in XBRL aangeleverd bij DUO, maar het bestuursverslag nog niet. Dit terwijl het bestuursverslag nodig is voor een akkoord van de accountant bij de jaarrekening. Genoeg reden om te kijken er een eenvoudige, structurele oplossing gevonden kan worden om het bestuursverslag in (i)XBRL op te stellen.
Waarom iXBRL?
Het formaat inline XBRL (iXBRL) is in feite een ‘extensie’ van de XBRL-standaard. Een iXBRL bestand biedt zowel een voor de mens leesbaar format als computer verwerkbaar formaat. In de praktijk zien we dit terug als twee aparte bestanden: PDF en XBRL. Om het bestuursverslag op te kunnen stellen in iXBRL is een taxonomie nodig. De taxonomie dient als basis voor de gegevensinvoer en garandeert daarmee eenduidige gegevensuitwisseling. Hiermee is deze casus een geschikte aanleiding om onze Taxonomy Pressure Cooker methodiek nogmaals te beproeven.
De Taxonomy Pressure Cooker getest
Proces
Het startpunt van dit experiment was het format voor het bestuursverslag. Met behulp van dit format kon de taxonomie-specialist van softwarebedrijf Visma Connect snel starten met een eerste versie van de taxonomie. Dit proces nam van één maand tijd in beslag (1 sprint). Deze eerste versie van de taxonomie werd gepresenteerd tijdens een gezamenlijke digitale sessie, waarop meteen kon worden gereflecteerd door zowel de casushouder als de overige betrokken partijen (Min OCW, DUO, PO Raad, Semansys, XBRL Reports). Men was in de gelegenheid om door te vragen naar openstaande definities en/of onduidelijke structuren in de taxonomie.
Conclusie: Experiment geslaagd
Het tweede SBR Taxonomy Pressure Cooker experiment is geslaagd. De werkwijze om te starten vanuit een taxonomie opgesteld door een taxonomie expert bespaart aanzienlijk veel tijd. De expert maakt vooraf keuzes die daardoor door de inhoudsdeskundige niet meer voor discussie of vragen zorgen. Met name voor kleinere en eenduidige uitvragen is de pressure cooker een prima alternatief voor de standaardprocedure. Een tweede randvoorwaarde is dat de stakeholders goed betrokken worden in het proces. Denk hierbij aan onder andere de inhoudsdeskundige vanuit de uitvragende partij en de eindgebruiker.
Randvoorwaarden voor een geslaagd experiment
Benodigdheden voor een geslaagd experiment zijn:
- Een taxonomie-expert
- Meerdere inhoudsdeskundigen van de uitvragende partij, liefst met mandaat
- Een facilitator. In het geval van dit experiment betrof dit een Projectleider Experimenten binnen SBR Vernieuwing
Meer informatie
Heeft u vragen over dit experiment? Neemt u dan contact op met Jon Butter via jon.butter@logius.nl.