SBR Vernieuwing richt zich op het SBR-stelsel als geheel en wil het voor de markt en overheid eenvoudiger en rendabeler te maken om met SBR te werken. Zo wordt er gekeken naar alternatieven in de techniek maar ook naar aanpassing in de dienstverlening om de kennismaking met en het aansluiten op SBR te vergemakkelijken.
Vanuit deze doelstelling heeft SBR Vernieuwing een methodiek ontwikkeld voor organisaties die nog niet zijn aangesloten op SBR. Deze methodiek heeft als doel om laagdrempelig inzicht te geven in de geschiktheid van SBR voor de informatieketen. Om deze methodiek in de praktijk te onderzoeken hebben we een experiment opgezet.
Klantcasus: SBR geschikt voor informatieketen KNB?
Voor het experiment is samengewerkt met de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB), een partij die geïnteresseerd is in het toekomstig gebruik van SBR voor het uitvoeren van haar wettelijke taken.
De KNB is een publiekrechtelijke beroepsorganisatie met een breed takenpakket waaronder de toekomstbestendigheid van notariskantoren. Om hier invulling aan te geven voert de KNB audits uit bij notariskantoren en ontvangt daarvoor diverse (financiële) gegevens van de notariskantoren. Voor het inrichten van de uitvraag van deze gegevens, ziet de KNB de potentie van SBR. Verschillende accountants hebben aangegeven dat ze het liefst zien dat de KNB aansluit op de SBR-standaarden, daar waar dit de aanlevering van deze gegevens kan vereenvoudigen.
In dit experiment heeft SBR Vernieuwing samen met de KNB:
- de SmartScan als dienst uitgeprobeerd
- onderzocht in hoeverre SBR geschikt is voor de uitvraag van de KNB
- inzicht verkregen in de bijbehorende informatieketen
Opzet experiment
Vooraf aan het experiment is aan de KNB gevraagd om hun visie op data uitwisseling met ons te delen. Hiertoe waren binnen de KNB al diverse uitvoerige documenten opgesteld die ons een duidelijke basis gaven. Als gevolg van deze datavisie was ook al een projectgroep opgericht hetgeen het bij elkaar brengen van de juiste mensen binnen de KNB eenvoudig maakte.
Vervolgens heeft er een kick-off plaatsgevonden met daarin de doelstellingen en de werkwijze van de SmartScan en is vervolgens een workshop van een halve dag ingepland om de benodigde informatie op te halen bij de KNB. Deze workshop is binnen de online tool MIRO uitgevoerd.
Doordat er reeds een wettelijke uitvraag bestaat vanuit het Bureau Financieel Toezicht (BFT) waaraan de notarissen moeten voldoen, kon door het Kenniscentrum XBRL relatief eenvoudig worden vastgesteld in hoeverre de uitvraag overeenkomt met de concepten binnen SBR.
Tot slot, zijn alle inzichten en adviezen gebundeld in een adviesrapport.
Leerpunten
- Doordat niet iedereen bekend was met de tool MIRO is er initieel veel tijd verloren gegaan met het laten werken van de medewerkers met de tool. Hierdoor kreeg de tool een belangrijker plaats binnen het experiment dan gewenst.
- De SmartScan is in eerste instantie bedoeld voor organisaties die (nog) geen keuze hebben gemaakt om aan te sluiten op SBR. Bij de KNB was er al sprake van een bestaande uitvraag en was er door accountants al aangegeven dat aansluiting bij SBR standaarden gewenst was. Dit heeft geleid tot een verbreding van de scope van het experiment.
Conclusies
De grootste uitdaging voor uitvragende partijen is het denken in een informatieketen. De uitdaging zit vaak niet in de interne dataverwerking, maar in het tot stand komen en aanleveren van de informatie. Hierbij komen vragen aan de orde zoals: wie stelt de informatie op, wie controleert de informatie, hoe communiceren deze partijen met elkaar, van welke software maken zij gebruik, in welke vorm komt de informatie uiteindelijk bij de uitvragende partij en wat gaat deze partij doen met de ontvangen informatie (is al die informatie echt noodzakelijk). Het grafisch weergeven van deze informatiestromen met de betrokken partijen helpt om de complexiteit van de keten inzichtelijk te maken en ook om de verschillende partijen en hun rollen te identificeren.
De diverse deelnemers aan SBR hebben ruime ervaring in deze weerbarstige realiteit en deze ervaringen kunnen middels een SmartScan worden overgebracht op potentiële deelnemers.
Vervolgexperimenten
Indien een geschikte partij zich aandient willen we een vervolgexperiment uitvoeren bij een andere uitvragende partij die nog een keuze moet maken voor een uitvraagsystematiek, waardoor we de initieel beoogde doelen van de SmartScan beter kunnen toetsen. Dan kan ook worden ingeschat in hoeverre de methodiek flexibel moet zijn, omdat ketens andere eisen stellen, en partijen zich op andere punten in het beslistraject bevinden hetgeen gevolgen heeft voor de wensen die zij hebben ten aanzien van de uitkomsten van een SmartScan.
Meer informatie
Heeft u vragen over dit experiment? Neemt u dan contact op met Boris Bonsel via boris.bonsel@logius.nl.