Om rapportages te maken voor banken en overheden als KVK en de Belastingdienst maken veel bedrijven gebruik van RGS en SBR.
Doel van dit experiment is om ondernemers zonder technische kennis inzicht te geven in de koppeling tussen RGS en SBR. Zo kan iedereen controleren of rapportages correct worden opgesteld. Deze koppeling was voorheen enkel voor mensen met een achtergrond in accountancy en techniek inzichtelijk.
Het is lang niet voor iedere gebruiker duidelijk welke RGS-code te gebruiken in welke situatie. Ter illustratie: voor vergoeding van KM-kosten (voor zakelijke kilometers in een privé auto) zijn de volgende RGS-codes beschikbaar: (WBedAutKil) Kilometervergoeding, (WBedVkkKmz) Kilometervergoeding zakelijke reizen en (WBedWkrWkgVro) Vergoeding reiskosten (tot € 0,19) per kilometer. Welke rekening moet je dan wanneer kiezen?
Om RGS goed te kunnen gebruiken als vertaling tussen een eigen rekeningschema en SBR-rapportages is het van het grootste belang dat vooraf duidelijk is welke RGS-code waarvoor dient.
Inzicht in de koppeling tussen RGS en SBR.
Om RGS en SBR optimaal te kunnen gebruiken is het van belang om inzichtelijk te maken hoe RGS codes gekoppeld zijn aan begrippen in SBR. In een experiment hebben we onderzocht hoe we de relatie tussen RGS en SBR op een laagdrempeligere manier kunnen presenteren.
Dit is van meerwaarde voor de volgende doelgroepen:
- Leveranciers van boekhoudsoftware: om de juiste koppeling tussen RGS en SBR in te kunnen bouwen. Tot heden was het aan iedere leverancier om naar eigen interpretatie een koppeling tussen RGS en SBR te maken, met als risico verschillen tussen leveranciers.
- Financiële dienstverleners: om te zien welke RGS-codes (rekeningen) dienen voor welke (externe) rapportages. Zo kan de gebruiker bepalen welke RGS-codes in een administratie opgenomen c.q. gekoppeld worden.
Experiment
RGS MKB en SBR Vernieuwing zijn de uitdaging aangegaan om de huidige koppeling tussen RGS en SBR op een eenvoudigere manier te presenteren zodat deze begrijpelijk is voor een brede doelgroep. RGS MKB is een initiatief van onderzoeksbureau GBNED, om RGS meer toegankelijk te maken voor MKB ondernemers. In een experiment is onderzocht of dit mogelijk is met als doel het verkrijgen van het volgende inzicht:
- Welke RGS codes voorkomen in welke SBR rapportage en onder welk SBR begrip.
- Welke SBR rapportages van toepassing zijn op een bepaalde RGS rekeningcode.
Aanpak
Er is een tool, de RGS Taxonomy Reader, ontwikkeld waarmee je de koppeling van RGS en SBR kan vertalen naar XML en/of JSON. Deze bestandsformaten zijn voor de gemiddelde IT’er toegankelijker dan de XBRL taal in de RGS taxonomie en de output kan makkelijk worden ingeladen in een database of in Excel.
Werking van de tool: RGS Taxonomy Reader
Met de RGS Taxonomy Reader bleek het heel eenvoudig om de basis te leggen om inzicht te geven in de relatie tussen RGS en SBR. Ook voor mensen zonder technische achtergrond.
De tool werkt in 4 stappen:
- Het invoeren van de link naar de rapportage waarvan je de relatie RGS – SBR inzichtelijk wil maken.
- Kies voor een simpele of meer uitgebreide rapportage.
- Maak de keuze tussen een vertaling naar XML en/of JSON code.
- Klik op ‘Start’.
De RGS Taxonomy Reader. Met het invullen van slechts drie velden en een klik op ‘start’ krijgt een gebruiker een rapportage die inzicht biedt in de relaties tussen codes in RGS en begrippen in SBR
"Door middel van de tool en het formaat in JSON kan ik de relaties makkelijk inladen in een SQL-database en via een eenvoudige applicatie zichtbaar maken op Boekhoudplaza voor de gebruiker."
Gerard Bottemanne, GBNED
In onderstaand voorbeeld heeft boekhoudplaza.nl laten zien welke RGS codes gebruikt worden om te kunnen rapporteren over Materiele Vaste Activa in de “winstaangifte IB” voor een ZZP’er.
Conclusie
Het is gelukt om aan de hand van de RGS taxonomie een laagdrempeligere weergave te creëren waarmee:
- Softwareleveranciers zien hoe ze hun software moeten inrichten om SBR rapportages te genereren aan de hand van de juiste RGS codes.
- Financiële dienstverleners zien hoe een rapportage tot stand is gekomen en dient te komen.
Vervolg
- De tool die gebruikt is beschikbaar via Open SBR, op opensbr.nl en op de opensbr github.
- SBR Vernieuwing wil graag vervolgexperimenten opzetten om de waarde van RGS én SBR te vergroten. Denkt u hier een mooie casus voor te hebben, neem contact met ons op.